Automatyzacja procesów sprzedaży i obsługi zamówień dla branży optycznej

Automatyzacja sprzedaży i obsługi zamówień staje się motorem wzrostu, pozwalającym osiągać wymierne korzyści finansowe, operacyjne, a także wizerunkowe. Najczęściej poddawanym automatyzacji procesem jest obsługa zamówień. Dzieje się to poprzez integrację środowiska eCommerce z rozwiązaniami ERP.

Automatyzacja to realna wartość biznesowa

Integracja platformy eCommerce z oprogramowaniem ERP pozwala na błyskawiczne przekazywanie informacji o zamówieniach. Kiedy klient finalizuje zakup, dane automatycznie trafiają do ERP co umożliwia niemal natychmiastowe wystawienie faktury i zaksięgowanie przychodu. Dzięki temu przedsiębiorstwo zyskuje łatwiejszy, zautomatyzowany proces zbierania zamówień oraz ich późniejszą obsługę.

Równocześnie eliminacja ręcznego wprowadzania danych redukuje ryzyko błędów, które w tradycyjnym modelu często prowadziły do opóźnień czy nawet konieczności ponownego wystawiania dokumentów. Klienci natomiast zyskują zupełnie nową jakość obsługi. Zapewnienie spójnej komunikacji na każdym etapie realizacji zamówienia – od potwierdzenia zakupu, przez weryfikację płatności, po moment nadania paczki i udostępnienie linku do śledzenia buduje poczucie bezpieczeństwa i zwiększa lojalność. Natomiast w sytuacjach zwrotów i reklamacji zintegrowany ekosystem eCommerce przyspiesza proces generowania etykiet, akceptacji zgłoszeń i zwrotu środków, co bezpośrednio może wpływać na wskaźnik satysfakcji konsumentów.

Integracja platformy eCommerce z ERP umożliwia centralizację danych sprzedażowych, magazynowych i finansowych w jednym miejscu, co otwiera drogę do tworzenia dashboardów finansowych w czasie rzeczywistym. Osoby odpowiedzialne za sprzedaż zyskują stały wgląd w kluczowe wskaźniki. Pozwala to nie tylko monitorować bieżącą wydajność, ale także podejmować świadome decyzje o optymalizacji procesów, reagując natychmiast na wszelkie niezgodności.

Integracja rozwiązań ERP z platformą eCommerce to strategia, która jednocześnie usprawnia przepływ pracy, obniża koszty, zwiększa satysfakcję klientów i umożliwia dynamiczny rozwój bez konieczności proporcjonalnego rozbudowywania zespołu. Przedsiębiorstwa, które dostrzegą i wykorzystują te możliwości, zyskują trwałą przewagę konkurencyjną na rynku, w którym szybkość i precyzja obsługi zamówień coraz bardziej zyskują na znaczeniu.

Case study: Automatyzacja procesów sprzedaży i obsługi zamówień poprzez integrację środowiska eCommerce z ERP Vendo w branży optycznej

Opis sytuacji i cele biznesowe projektu

Integracja platformy 'merce z rozwiązaniem ERP Vendo dla Hayne.pl był jednym z najbardziej wymagających, a zarazem modelowych wdrożeń, jakie zespół merce.com S.A. miał okazję realizować.

Hayne Polska Sp. z o.o. to wiodący dostawca kompleksowych rozwiązań dla branży optycznej w Polsce. Specjalizuje się w produkcji i dystrybucji urządzeń oraz akcesoriów przeznaczonych dla gabinetów okulistycznych, warsztatów optycznych i salonów optycznych. Firma oferuje szeroki asortyment produktów, w tym sprzęt diagnostyczny, narzędzia warsztatowe, płyny do czyszczenia okularów oraz galanterię okularową.

Hayne Polska prowadzi sprzedaż hurtową poprzez sprzedaż online hayne.pl, który zawiera ponad 4 000 produktów. Firma ma także aplikację mobilną tylko dla klientów B2B. Oferta skierowana jest wyłącznie do profesjonalistów z branży medycznej lub farmaceutycznej, takich jak optycy, optometryści i okuliści. Firma zapewnia wysoką jakość obsługi klienta, doradztwo techniczne oraz serwis posprzedażowy.

Kluczowym celem przedsięwzięcia była pełna automatyzacja procesów sprzedażowych – od prezentacji oferty, przez obsługę zamówień, aż po synchronizację dokumentów handlowych i obsługę reklamacji – bez konieczności angażowania pracowników w codzienną obsługę tych zadań. Wymagało to nie tylko zaawansowanych rozwiązań technologicznych, lecz także wzorowej współpracy pomiędzy klientem, dostawcą rozwiązania ERP a platformą.

Rozwiązanie sytuacji

Zakres integracji obejmował szereg newralgicznych procesów. Przede wszystkim zespół zrealizował pełną synchronizację danych o produktach, w tym stanów magazynowych, zdjęć, załączników oraz usług specjalnych, co pozwoliło na zaprezentowanie zawsze aktualnej oferty w witrynie eCommerce.

Równolegle wdrożona została automatyczna synchronizacja cenników i modyfikatorów cenowych, dzięki czemu każdy klient widzi w witrynie eCommerce dokładnie tę cenę, która została dla niego ustalona w ERP. Istotnym elementem było także zsynchronizowanie danych klientów oraz pracowników, którzy składają zamówienia w imieniu swoich firm, co znacząco usprawniło procesy zakupowe.

Jednym z najważniejszych efektów integracji było natychmiastowe przekazywanie zamówień do systemu Vendo, co umożliwiło ich szybką realizację bez zbędnych opóźnień. Klienci uzyskali również dostęp do wszystkich dokumentów handlowych, w tym faktur wraz z informacją o statusie płatności, bezpośrednio z poziomu platformy eCommerce. Dodatkowo, proces obsługi reklamacji i zwrotów został w pełni zautomatyzowany – zgłoszenia rejestrowane przez klientów na platformie były przekazywane do ERP, a informacje o postępie ich realizacji trafiały z powrotem do użytkownika.

Na szczególne podkreślenie zasługuje zaangażowanie zespołu merchanta, które w dużej przyczyniło się do sprawnej realizacji projektu. Zespół merce.com S.A. oraz eksperci odpowiedzialni za procesy integracyjne po stronie rozwiązania ERP mogli sprawie realizować kolejne etapy wdrożenia. Codzienna komunikacja, jasny podział obowiązków i wzajemne zaufanie pozwoliły na uniknięcie typowych dla tego typu projektów przestojów, które najczęściej wynikają z braku dostępności kluczowych osób.

Obustronne, aktywne zaangażowanie, sprawna komunikacja oraz partnerskie podejście do współpracy z dostawcą ERP są niezbędne, aby wdrożenie przebiegło sprawnie i bez zakłóceń. Projekt Hayne.pl jest doskonałym przykładem na to, że przy odpowiednim podejściu można skutecznie zrealizować nawet najbardziej złożone integrację, osiągając pełną automatyzację i najwyższy poziom satysfakcji użytkowników końcowych.